Guide DRH : Réussir le Déménagement de Votre Entreprise | Toqla

Un frémissement parcourt les couloirs, les regards s'interrogent, les rumeurs bruissent... Un déménagement d'entreprise se profile à l'horizon. Bien plus qu'un simple changement d'adresse, cet événement dans la vie d'une organisation est un défi majeur pour tout DRH, en particulier pour les grandes entreprises. Les enjeux humains, logistiques et financiers se multiplient. Il faut dire que c’est un sujet clé : les professionnels du déménagement d’entreprises en réalisent environ 120 000 par an. Loin de se résumer à un transfert de bureaux et de matériel, le déménagement est aussi l’occasion de repenser en profondeur les modes de travail, de réinventer l'expérience collaborateur et de propulser l'entreprise vers de nouveaux horizons.

Comment transformer ce défi en opportunité ? Quelles sont les questions clés à se poser pour garantir une transition fluide et réussie, tout en plaçant le bien-être et la satisfaction des salariés au cœur du projet ? Comment la direction des ressources humaines peut en profiter pour revisiter les modes de travail, assurer l’équité sociale et moderniser les avantages sociaux en place ? Éléments de réponse pour bien s’y préparer.

Les points clés à prendre en compte

Le changement de lieu de travail, même s'il est perçu positivement, peut générer du stress, des incertitudes et des questionnements légitimes, mais c’est aussi l’occasion d’imaginer de nouvelles solutions et de repenser les choses. Si la plupart y trouveront leur compte avec de meilleures conditions de travail ou de transport, d’autres, attachés à leur ancienne organisation, devront s’adapter à ce changement. Anticiper ces réactions et y répondre de manière proactive est essentiel pour assurer une transition sereine et pour le bien-être des équipes.

Évaluation des besoins spécifiques des salariés

Avant de finaliser les plans du nouveau site, une analyse fine des besoins et des attentes des salariés s'impose avec des sondages, des groupes de discussion et des entretiens individuels pour prendre le pouls de l’organisation. Cette démarche participative permet non seulement de mieux cerner les attentes, mais aussi de valoriser l'opinion des collaborateurs et de les impliquer dans le processus de changement sur de nombreux sujets.  La question de la restauration sur le nouveau site est ainsi un sujet à ne pas négliger . De plus, le travail hybride , de plus en plus répandu, est une donnée supplémentaire à prendre en compte. Les DRH doivent donc faire preuve de flexibilité et d'adaptabilité. Même si  98 %  des déménagements d’entreprises se font sur une distance inférieure à 50 kilomètres,  pensez à la diversité des situations familiales, des modes de transport, des handicaps éventuels.  Par exemple, certains salariés peuvent privilégier la proximité de leur domicile, tandis que d’autres mettront l’accent sur la qualité des infrastructures du nouveau site. L’accessibilité, les places de parking, les solutions de garde d’enfants sont autant de sujets à aborder. Pour les salariés, c’est un sujet important qui nécessite d’ajuster leur quotidien.

Communication et transparence fournies aux salariés

Pour désamorcer les inquiétudes et favoriser l'adhésion au projet,  il ne s’agit pas simplement d’informer sur les étapes du déménagement, mais aussi d’expliquer les raisons des choix effectués , de partager les bénéfices attendus et de répondre aux questions des salariés. Il est important de donner du sens à ce changement, d'expliquer en détail les raisons stratégiques qui sous-tendent cette décision, et de partager une vision claire des bénéfices attendus pour l'entreprise et pour chaque collaborateur. L'objectif est de projeter les salariés dans leur nouvel environnement, de les aider à se l'approprier avant même d'y avoir mis les pieds. 

Cela peut passer par une communication transparente et régulière, utilisant des canaux variés et adaptés : newsletters détaillées, intranet interactif, réunions d'information régulières avec des séances de questions-réponses, et même des visites virtuelles des futurs locaux. Il est également essentiel de prévoir un accompagnement personnalisé pour les situations individuelles, afin de répondre aux préoccupations spécifiques de chacun. En faisant de chaque salarié un acteur informé et impliqué, la DRH contribue à faire de ce déménagement un levier de performance et de bien-être pour l'ensemble de l'entreprise.

Maintenir la productivité pendant le déménagement d'entreprise

Un déménagement peut perturber l'activité de l'entreprise et impacter sa productivité. Le DRH doit anticiper ces perturbations et mettre en place des mesures pour minimiser leur impact et élaborer un plan de bascule efficace.

Planification du déménagement : un changement à anticiper

Un déménagement se prépare des mois à l'avance. Les services généraux doivent établir un rétroplanning précis, en identifiant toutes les étapes clés du projet et les acteurs impliqués. Il doit anticiper les besoins en ressources humaines et matérielles pour chaque phase du déménagement. Une bonne planification permet d'anticiper les difficultés et de coordonner efficacement les différentes équipes. Il est utile de désigner un chef de projet dédié, qui sera l'interlocuteur privilégié pour toutes les questions relatives au déménagement.

Par ailleurs, compte tenu de l'ampleur du changement que représente un déménagement pour les salariés, il est fortement recommandé de se faire accompagner par un expert en conduite du changement. Ce dernier apportera son expertise pour faciliter l'adhésion des équipes, gérer les résistances potentielles et accompagner la transition de manière optimale.  Le DRH peut également s'appuyer sur des outils de gestion de projet pour suivre l'avancement des différentes tâches et s'assurer du respect des délais.

Évaluer et minimiser l'impact du déménagement d'entreprise sur le travail effectif

Le déménagement peut avoir des répercussions sur la charge de travail des équipes et sur les délais des projets en cours. Le DRH doit évaluer ces impacts en amont et mettre en place des mesures d'accompagnement pour les salariés.  Il est important d'identifier les activités critiques qui ne peuvent pas être interrompues et de prévoir des solutions de secours.  Par exemple, il peut être nécessaire de constituer des équipes dédiées pour assurer la continuité de service pendant le déménagement. Le DRH peut également proposer des aménagements d'horaires ou la mise en place temporaire du télétravail pour limiter les perturbations.

Stratégies pour minimiser les interruptions

P our limiter les impacts sur la productivité, l’entreprise peut  mettre en place plusieurs stratégies comme le phasage du déménagement par service ou par étage , la réalisation des opérations les plus perturbantes en dehors des heures de travail, la mise en place d'un plan de continuité d'activité, etc. Il est important de communiquer en amont avec les clients et les partenaires pour les informer du déménagement et des éventuelles perturbations en lien avec la direction des services généraux et le comité de pilotage du déménagement. Le DRH peut également proposer des formations aux salariés pour les aider à s'adapter aux nouveaux outils et aux nouveaux espaces de travail. L'objectif est de rendre la transition la plus fluide possible pour tous.

Repenser le bureau et la pause déjeuner lors d'un déménagement d'entreprise

Le déménagement représente une opportunité unique de repenser l'environnement de travail dans sa globalité. Au-delà de l'aménagement des bureaux, il convient de porter une attention particulière à l’offre de la pause déjeuner. Ces éléments contribuent en effet de manière significative à la qualité de vie au travail et au bien-être des salariés.

Moderniser la restauration : les options disponibles

Au-delà du traditionnel restaurant d'entreprise, envisagez des alternatives telles que des cafétérias, des camions de restauration, des corners de restauration thématiques ou encore des partenariats avec des restaurants locaux. L'objectif est de proposer une offre variée, de qualité et accessible au bureau . Les restaurants inter-entreprises (RIE) constituent aussi une option intéressante, notamment pour les sites accueillant plusieurs entreprises. Ils permettent de mutualiser les coûts et de proposer une offre diversifiée. Pour une expérience positive, il faut aussi intégrer la question des flux, des temps d'attente réduits et des espaces de restauration conviviaux et confortables. L'utilisation d'outils de réservation en ligne, de paiement dématérialisé ou de click & collect contribuent à améliorer l'expérience des collaborateurs.

Un déménagement est l'opportunité de moderniser l'offre de restauration, en la rendant plus attractive, plus saine et plus adaptée aux attentes des collaborateurs .

Avantages salariaux et compensations liées au déménagement d'entreprise

Un déménagement peut entraîner des changements significatifs pour les salariés, notamment en termes de temps de trajet et de frais de vie. Il est légitime que ces impacts soient compensés, dans le respect du cadre légal et des accords collectifs. Le DRH a un rôle important à jouer dans la négociation et la mise en place de ces compensations . Il doit trouver un juste équilibre entre les attentes des salariés et les contraintes budgétaires de l'entreprise. C'est un enjeu de justice sociale et de maintien de la motivation des équipes.

Rémunération pour les temps de déplacement supplémentaires

Si le déménagement entraîne un allongement significatif du temps de trajet pour certains salariés, une compensation financière peut être envisagée. Le DRH peut négocier avec les partenaires sociaux la mise en place d'une indemnité de transport ou d'une prise en charge partielle des frais de déplacement en plus des abonnements de transports en commun. En effet, l'objectif peut être de proposer une alternative au remboursement obligatoire de 50% des abonnements de transports en commun, qui est une obligation légale pour tous. Un taux de remboursement supérieur à ce seuil légal peut ainsi être envisagé. Il est important de définir des critères objectifs pour l'attribution de cette compensation. Par exemple, on peut fixer un seuil d'allongement du temps de trajet au-delà duquel la compensation s'applique. Le DRH peut également proposer des solutions alternatives, comme la mise en place d'une navette d'entreprise. La prise en charge du temps de trajet excédentaire comme temps de travail effectif est rarement envisagée, car elle peut représenter un coût important pour l'entreprise.

Subvention pour la pause déjeuner

Dans le cadre d'un déménagement, la mise en place de subventions pour les repas, que ce soit via un restaurant d'entreprise ou des titres-restaurant, est un levier d'attractivité et de fidélisation. C'est une solution flexible  et qui s'adapte aux besoins de chacun, et surtout qui s’adapte à la mise en place du travail hybride. En effet, dans un contexte de travail hybride, où les employés jonglent entre présentiel et télétravail, il est crucial de proposer des solutions de restauration adaptées . L'avantage repas ne se limite plus à une simple subvention ; il devient un élément central de la marque employeur, contribuant à créer un environnement de travail attractif et convivial.

Le travail hybride implique une organisation flexible, où les collaborateurs alternent entre présentiel et distanciel. La restauration hybride s'inscrit parfaitement dans cette dynamique en offrant aux salariés la liberté de choisir leur mode de restauration selon leurs besoins et leur localisation. Présents au bureau ? Ils profitent du restaurant d'entreprise. En télétravail ? Ils utilisent leurs titres-restaurant. L'objectif est de créer une expérience culinaire qui favorise le bien-être, la convivialité et la productivité, tout en encourageant les employés à venir au bureau et à s'approprier leur nouvel espace de travail.

Harmonisation de l’avantage repas

Lorsque le déménagement s'accompagne d'un regroupement de plusieurs entités, il est primordial de veiller à l'harmonisation des avantages repas. Les différences de traitement peuvent générer des frustrations et un sentiment d'injustice. Il est donc nécessaire de prendre en compte les spécificités de chaque entité tout en garantissant un traitement homogène pour tous les employés. Proposer une offre de restauration harmonisée, accessible à tous, y compris dans un contexte de travail hybride , peut amener à réfléchir à des  solutions qui combinent restaurant d'entreprise et titres-restaurant , pour une solution flexible et équitable. 

Suivi et évaluation post-déménagement d'entreprise : Assurer le succès à long terme

Le déménagement n'est pas une fin en soi. C'est le début d'une nouvelle aventure pour l'entreprise et ses salariés. Le DRH doit assurer un suivi régulier pour s'assurer que la transition se déroule bien et que les objectifs fixés sont atteints. Il est le garant de la réussite du projet sur le long terme. Il doit mettre en place des outils d'évaluation pour mesurer la satisfaction des salariés, identifier les points forts et les axes d'amélioration, et apporter les ajustements nécessaires. C'est une démarche indispensable pour capitaliser sur les acquis du déménagement et continuer à progresser. 

Retour d'expérience des salariés

La mise en place de canaux de communication permet aux collaborateurs d'exprimer leur avis, de faire part de leurs difficultés et de suggérer des améliorations.  Il faut encourager les retours d'expérience, qu'ils soient positifs ou négatifs.  Plusieurs outils peuvent être utilisés : enquêtes de satisfaction, entretiens individuels, groupes de discussion, boîte à idées, etc. L'important est de créer un climat de confiance et d'écoute pour que les salariés se sentent libres de s'exprimer. Par exemple, une enquête en ligne peut être envoyée à tous les salariés quelques semaines après le déménagement, avec des questions sur l'accessibilité du nouveau site, l'aménagement des bureaux, la qualité des services, la restauration, etc. Des entretiens individuels peuvent être proposés aux salariés qui ont rencontré des difficultés particulières ou qui souhaitent exprimer des préoccupations spécifiques.

Évaluation de la satisfaction et du bien-être

Au-delà du simple recueil d'impressions, il est important de mettre en place des indicateurs précis pour mesurer la satisfaction et le bien-être des salariés sur le nouveau site.  Il peut s'agir d'indicateurs quantitatifs, comme le taux d'absentéisme, le turnover, ou le taux de participation aux activités proposées sur le site. Il peut également s'agir d'indicateurs qualitatifs, comme le niveau de stress perçu, le sentiment d'appartenance à l'entreprise, ou la perception de l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Des enquêtes régulières sur le climat social, le baromètre du bien-être au travail, ou des audits sur la qualité de vie au travail peuvent fournir des données précieuses. L'analyse de ces indicateurs permet d'identifier les points forts du déménagement et les éventuels points de vigilance.

Un déménagement d'entreprise est une opportunité de repenser l'environnement de travail et d'améliorer le bien-être des équipes. Dans ce contexte, un projet de restauration bien ficelé et bien pensé, s'appuyant par exemple sur des solutions adaptées au travail hybride, comme les titres-restaurant ou un restaurant d'entreprise moderne, peut constituer un puissant levier d'adhésion. L'accès à une restauration de qualité et abordable, que ce soit sur site ou en télétravail, est un élément concret d'amélioration du quotidien. L'entreprise démontre ainsi sa considération et facilite l'acceptation des changements induits par le déménagement.